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AI 도구 구독료를 줄이는 여섯 가지 방법

구독료가 늘어나는 이유는 대개 가격 인상이 아니라 관리 부재입니다. 쓰지 않는 좌석, 겹치는 도구, 필요보다 높은 요금제가 조용히 쌓입니다.

6가지 방법 점검 순서 협상 시점

결론부터

가장 큰 절감은 협상이 아니라 정리에서 나옵니다. 쓰지 않는 좌석과 겹치는 도구를 정리하면 대개 두 자릿수 비율이 줄어듭니다.

그다음이 요금제 적정화이고, 협상은 마지막입니다. 순서를 지키면 협상 테이블에 앉을 때 우리 실사용 데이터가 있어 근거가 생깁니다.

여섯 가지 방법 — 효과가 큰 순서로

1. 비활성 좌석 회수 — 30일간 로그인하지 않은 계정을 목록으로 뽑습니다. 퇴사자, 부서 이동, 시험만 하고 안 쓰는 계정이 대개 나옵니다. 가장 빠르고 확실한 절감입니다.

2. 겹치는 도구 통합 — 결제 내역을 기능 기준으로 묶어 봅니다. 회의록 도구가 세 개, 이미지 도구가 네 개인 상황이 흔합니다. 하나로 모으면 좌석 단가도 내려갑니다.

3. 요금제 적정화 — 상위 요금제의 기능을 실제로 쓰는지 확인합니다. 보안 기능 때문에 올린 요금제라면 유지해야 하지만, 사용량 한도 때문이었다면 실측으로 재검토할 수 있습니다.

4. 사용량 상한 설정 — 사용량 과금이 있는 도구는 월 상한을 설정합니다. 상한이 없으면 예상치 못한 청구가 발생하고, 이는 절감이 아니라 사고 예방입니다.

5. 연 계약 전환 (선별적으로) — 1년 이상 확실히 쓸 도구만 연 계약으로 전환합니다. 불확실한 도구를 연 계약하면 절감이 아니라 락인입니다.

6. 갱신 시점 협상 — 갱신 30~60일 전에 실사용 데이터를 들고 협상합니다. 좌석을 줄이면서 단가를 유지하거나, 사용량을 근거로 요금제를 조정할 수 있습니다.

점검을 시작하는 방법

먼저 목록을 만듭니다. 결제 내역(법인카드 명세, 회계 계정)과 SSO 로그로 대부분 파악됩니다. 목록에는 도구명, 월 비용, 좌석 수, 결제 주체, 담당 부서, 갱신일을 넣으세요.

이 목록을 만드는 것만으로도 대개 정리할 것이 드러납니다. 특히 갱신일 열이 중요합니다 — 갱신일을 모르면 협상 시점을 놓치고 자동 갱신됩니다.

그다음 사용률을 붙입니다. 도구별 활성 사용자 수를 확인하면 좌석 대비 실사용이 드러나고, 이 숫자가 1번과 6번의 근거가 됩니다.

줄이지 말아야 할 것

항목	왜 유지해야 하나
보안 기능이 있는 요금제	SSO와 감사 로그를 잃으면 통제가 사라집니다. 사고 시 비용이 절감액을 훨씬 넘습니다
데이터 보존·반출 기능	데이터를 내보낼 수 없게 되면 교체 비용이 급증합니다
실사용률이 높은 도구	사용률이 높으면 이미 효과가 증명된 것입니다. 여기서 줄이면 업무가 느려집니다
필수 업무의 이중화	중단이 곤란한 업무의 백업 수단을 없애는 것은 절감이 아니라 위험 전가입니다

자주 묻는 질문

어디서부터 시작하는 것이 좋습니까?

비활성 좌석 회수입니다. 목록만 만들면 하루 안에 처리되고, 효과가 즉시 청구서에 나타납니다. 논쟁의 여지도 거의 없습니다.

부서가 각자 결제하는 상황은 어떻게 정리합니까?

먼저 목록을 공유하세요. 정리를 지시하기보다 "같은 기능에 네 곳이 결제 중"이라는 사실을 보여주는 편이 빠릅니다. 통합 담당 부서와 이관 절차를 함께 정하세요.

연 계약이 항상 싼 것 아닙니까?

단가는 대개 싸지만, 쓰지 않게 되면 남은 기간이 전부 손실입니다. 1년 이상 확실한 도구에만 적용하고, 검증 단계 도구는 월 계약을 유지하세요.

협상에서 무엇을 요청하는 것이 효과적입니까?

실사용 데이터가 있으면 좌석 조정과 요금제 하향이 가장 잘 통합니다. 단순 할인 요청보다 "우리 실사용은 이 수준이니 이 요금제가 맞다"는 근거가 있는 요청이 결과가 좋습니다.

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